República de angola ministério da energia e água – minea direcçÃo nacional de abastecimento de água projecto de desenvolvimento institucional do sector de águas (pdisa) crédito no



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2.6 - Identificação dos Arquivos


As lombadas das pastas de arquivo que sejam criadas no âmbito do Plano de Gestão Ambiental devem identificar objectivamente o seu conteúdo conforme seguidamente se exemplifica, apresentando-se também algumas regras para a identificação de documentos e arquivos.

 




 




 

 

 

 

Ministério da Energia e Águas
Direcção Nacional de Abastecimento de Água e Saneamento
Unidade de Coordenação de Projectos


Concepção e Construção da Rede de Abastecimento de Água e Ligações Domiciliares da Cidade do Uíge”



Plano de Gestão Ambiental

N.º do Arquivo __/__



  • Todos os documentos que devam ser assinados e/ou datados não poderão ser integrados neste Plano de Gestão Ambiental sem as correspondentes assinaturas e/ou datas respectivas.

  • Todos os projectos, planos, procedimentos e registos deverão referenciar o Empreiteiro e a designação da empreitada.

  • Cada projecto, plano ou registo pode ser composto por várias páginas, indicando-se o Número de página / Total de páginas do documento. Eventuais anexos dos documentos serão objecto do mesmo tipo de paginação.

  • Em cada pasta de arquivo os documentos serão organizados de acordo com os sistemas de codificação dos elementos estabelecidos pelo Empreiteiro e por numeração sequencial no caso dos registos, atendendo às datas da sua realização.

  • Em todas as pastas de arquivo ou secção das mesmas os documentos mais recentes são arquivados sobrepondo-se aos mais antigos (números maiores sobre os menores).

  • Todos os documentos substituídos serão mantidos em arquivo devendo ser mencionado sobre os mesmos a data da substituição e a referência do documento que os substituiu.

  • No início de cada pasta haverá um índice com o conteúdo da pasta. Quando estas forem organizadas por secções estará patente no início da pasta o índice das secções e dentro de cada secção, uma folha para averbamento do seu conteúdo.

  • Nas pastas de registos existirá cópia actualizada do Controlo de Assinaturas e Rubricas, onde estarão identificadas todas as pessoas autorizadas a assinar documentos do âmbito do PGA (elementos do Empreiteiro e da Fiscalização).





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